คำว่าสูญหาย หมายถึง ตกหายหรือหาไม่พบ เมื่อพบว่าโฉนดที่ดินหายเจ้าของที่ดินจะต้องไปแจ้งความกับพนักงานสอบสวน ณ ท้องที่ที่เกิดเหตุสูญหาย หรือที่ที่ดินตั้งอยู่ ให้พนักงานสอบสวนลงประจำวันไว้เป็นหลักฐาน โดยแจ้งหมายเลขโฉนดด้วย หากไม่ทราบหมายเลขโฉนดก็อาจขอตรวจสอบหมายเลขโฉนดจากบตรรายชื่อเจ้าของที่ดินที่สำนักงานที่ดินแล้วนำหลักฐานการแจ้งความ บัตรประจำตัว ทะเบียนบ้าน ทะเบียนสมรส และพยานบุคคลที่เชื่อถือได้ 2 คน (มีบัตรประจำตัวและสำเนาทะเบียนบ้านไปด้วย) ซึ่งรู้ถึงการที่โฉนดที่ดินสูญหายไปให้ถ้อยคำรับรองการให้ถ้อยคำรับรองของผู้ขอว่าเป็นความจริงต่อพนักงานที่ดิน โดยนำหลักฐานทั้งหมดดังกล่าวไปยื่นคำขอออกใบแทนโฉนดที่ดินต่อพนักงานที่ดินในเขตที่ที่ดินตั้งอยู่
หากเจ้าพนักงานที่ดินสอบสวนแล้วเชื่อว่าโฉนดที่สูญหายจริงก็จะประกาศขอออกใบแทน 30 วัน ปิดไว้ที่สำนักงานที่ดิน 1 ฉบับ ที่ทำการกำนัน 1 ฉบับ ที่บริเวณที่ดิน 1 ฉบับ ในเขตเทศบาลปิดไว้ ณ สำนักงานเทศบาลอีก 1 ฉบับ หากไม่มีผู้คัดค้านก็จะออกใบแทนให้ไปหากมีผู้คัดค้านและปรากฏว่าโฉนดไม่สูญหายจริง เจ้าพนักงานที่ดินก็จะยกเลิกคำขอ
